海关总署2018年177号公告，“1+n”认证模式正式开启，不同类型的企业在申请海关认证企业时适用不同的认证标准。相较于从前单一的通用标准，可谓难度升级。本文将带您共同提炼进出口收发货人的内部控制重点招式，一举攻克，不留后患。

进出口收发货人的内部控制要求，通用标准共有四条11项22分项要求，进出口收发货人单项标准共有三条6项17分项要求。总计七条17项39分项要求。

◆◆一、组织机构控制◆◆

海关业务培训

招式一：忌机械性、单一化的简单培训

海关业务培训可单独制定培训制度，也可包含在综合培训制度中，但均应明确培训部门、培训计划、培训方式、培训频次等内容。培训内容必须涉及与企业的进出口业务相关的海关法律法规，特别是近一年新出台的相关规定以及对以往的申报差错、违法记录等不规范行为需进行针对性的培训，。

招式二：培训有痕迹、有效果

切记外部培训不可代替内部培训，此标准中所指的培训乃公司内部培训。培训形式不局限于面对面培训，视频会议、网络课程等形式均可。但只要是培训，必然要做好相应的签到工作，保留好相应的培训记录。培训记录中应体现一些必要因素如参与培训人员、培训老师、培训时间、培训内容及资料等。且培训不能花架式、走过场，要注重培训效果，可通过考试、访谈及实际操作等形式对员工培训的效果进行评估并保留相应评估记录。

招式三：四类人员不能少

法定代表人（负责人）、负责关务的高级管理人员、关务负责人、负责贸易安全的高级管理人员，这四类人可以说是一个企业进出口业务的核心人员，每年必须参加2次以上的海关业务培训。且必须留有签到记录。

内部组织架构

招式四：分工明确

各部门、各岗位需有明确的职责及分工，尽量注意避免交叉任职，注意不相容岗位是否分离。

招式五：重点岗位需关注

关务岗至关重要，需指定公司高管负责关务，并体现在组织架构图、高管任命书及公司相应制度文件中。审计部门需注重其独立性，确保公司审计工作的独立进行。关注贸易安全部的职责设置，确保业务流程的每一步都职责到人。

◆◆二、进出口业务控制◆◆

单证控制

招式六：明确地位，端正态度

进出口企业必须明确，单证复核制度乃内部控制第一制度。

招式七：各司其职，环环相扣

单证复核制度中必须明确制单、复核、报关、纠错等流程及相应岗位人员职责。特别注意复核方式、交叉复核确认，复核方式可采取电子邮件确认或复核人员手写签字确认等形式，但应当存有复核记录。复核中发现单证错误的应体现单证纠错记录。委托报关的，不能减轻企业自身责任，制度设计中应关注与报关公司的资料接收确认以及预录入审核等。

招式八：复核内容莫遗漏

一般贸易涉税因素复核包含价格、归类、原产地等；涉检验检疫的内容复核涵盖动植、商品、食品、卫生等单证；加工贸易及保税进出口业务重点审核备案、生产、处置及核销等环节所涉的单证。关注各单证是否完整齐备、是否真实准确、是否有效一致。

招式九：务实不务虚，关注有效性

单证复核乃公司进出口业务中的关键环节，复核制度中的相关规定应体现在公司进出口流程或制度规范中。人工复核的，应通过内部培训等方式提升复核人员的自身素质及执业技能，利用电子系统进行单证审核，应确保该电子系统对单证审核的有效控制并体现在信息安全管理制度当中。定期对单针复核过程中的差错进行分析和总结，加强相关人员培训，降低差错率。保证复核程序有效进行。

单证保管

招式十：合法合规是基础

《海关法》《海关稽查条例》中对进出口相关单证的保存内容、保存时限等都有明确规定。单证保管制度首先要符合以上相关法律规定。

招式十一：五大核心齐步走

核心一——部门、岗位要明确。单证保管的每一环节（对应“核心三”各环节）均需责任到人。

核心二——保管内容要全面。特别是企业进出口业务相对复杂的，应当区别一般贸易、加工贸易、减免税货物等不同项下对应的不同单证类型。涉及到特殊物品、法检商品、食品行业等应确保各环节台账真实一致。

核心三——存档流程要细化。制度中应包含存档时间、保存形式、单证借阅/复印/归还、单证检查、档案交接、单证销毁等内容。存档形式可电子可纸质，但均应做好分门别类并统一保存，且需注意无论 。单证借阅、销毁、档案交接等环节应明确审批人员，并做好登记记录。单证检查明确检查检查时间，可不定期可定期，发现问题应及时上报，并保存检查记录。

核心四——存档场所要安全。电子形式存档的应明确存档电脑、文件夹设置以及如何加密、如何备份等工作，确保电子文档不丢失。纸质形式保存的档案，明确存放地点并应采取人工管控、电子监控、安装锁闭装置等措施确保单证档案不被随意外带。且应做好存档场所的防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证单证的完整性、有效性和安全性。

核心五——存档时间要合规。满足《海关法》《海关稽查条例》及其他海关监管规定的要求。

招式十二：印、证保管莫松懈

重点关注报关专用章、海关等监管部门核发给我司的相关证书和法律文书。印章刻制、使用、交接，证书、文书领用等应保留完整记录。

招式十三：认证档案专设立

建立专门的认证档案，形式可电子可书面。确保档案内容完整，目录清晰。

进出口活动

招式十四：业务全覆盖

进出口活动业务流程应针对不同业务类型，制定特定的管理模式及流程。切忌套用固定流程，应付了事。如一般贸易区分进口业务流程及出口业务流程，加工贸易的从合同签订到货物进口到手册核销等各环节均有明确制度规定。

招式十五：前后呼应，贯穿始终

进出口业务流程中必然涉及单证审核、负责人审批、系统录入、货物运输、物流跟踪等各环节。每个环节的规定应与公司其他制度如单证复核制度、场所安全制度、货物物品安全制度、信息系统控制等保持一致。制度内容需做到相互呼应，不得存在人员职责交叉不清等情况，且业务流程操作方式匹配公司信息化要求

◆◆三、内部审计控制◆◆

内审制度

招式十六：制度设计不马虎

内审制度应重点关注：内审部门及岗位设定，内审人员应具有独立性，确保内审活动公正、独立进行；内审频次，每年实施1次以上的内部审计；内审项目，包含进出口业务的审计、AEO标准审计等。内审方式，确定内部审计或外聘内审。

招式十七：审计档案体现审计过程

档案应包含内审计划、内审方案、工作底稿、审计报告及改进规范等内容。档案形式可书面可电子。

招式十八：高认企业年年审

已经成为高认企业的，并不代表企业从此可以高枕无忧的享受高认待遇，同时需要每年对企业符合高认标准进行内部审计（AEO标准审计），每年留存该审计档案以备海关查核。且AEO标准审计与进出口业务审计工作不可互相替代。

质量管理

招式十九：产品识别，严格把控

关注特殊物品、动植物检疫、进口食品、法定检验商品，建立相应管理体系，结合企业单证管理制度，重点检查相关资质单证，加强企业自主管理能力，审核单证真实性。规范台账管理，确保记录完整一致。

招式二十：检验检疫法律法规心中明

企业如涉及以上特殊物品或行业的业务，应符合与该业务相关的法律法规要求，如《出入境特殊物品卫生检疫管理规定》、《进出境动植物检疫法》、《进出境商品检验法》等。

改进机制招式二十一：改进、追责两手抓

进出口业务活动中已发现的问题要及时分析并作出改进。以上问题包含公司内审时发现的问题、海关系统反应出的问题等；公司出现的违法行为要进行责任追究，并保留追责记录，如对责任人责任追究的通知书等相关资料。

招式二十二：专人抓专事

对海关要求的改正或者规范改进等事项，公司的改进记录中应当体现出该项改进是由法定代表人（负责人）或者负责关务的高级管理人员组织实施的。

◆◆四、信息系统控制◆◆

信息系统

招式二十三：环节健全，功能给力

公司的信息系统应用在客户管理、合同管理、财务管理、关务管理、物流管理程序中。以客户管理为例，应包含客户信息登记、资质审核、贸易管理记录等内容；以进出口业务环节为抓手，特别关注采购订单、投料生产、成品出入库、应收应付账款等。各环节数据应保持一致，并可以实现记录、追溯、查询、分析、预警的功能。

数据管理

招式二十四：保存三年上

系统数据自进出口货物办结海关手续之日起保存3年以上。

招式二十五：数据可检索、可追踪

结合信息系统相关要求，数据应实现检索和追踪，确保进出口业务各环节的数据与报关单证及其他相应文书资料保持一致。

信息安全

招式二十六：制度要求要“四防”

信息安全管理制度的管理要求应做到防病毒、防火墙、防入侵、防篡改。制度中明确信息管理人员的职责，做好电子数据备份、密码定期修改等工作。公司电子系统使用的账号审批、注销等需保留相应记录。机房建设及管理应做好防火、防盗及监控管理措施。

招式二十七：问题处理要及时

如发生信息系统故障、信息安全泄露等问题时，要建立及时的补救措施及责任追究机制并保留公司过往发生过的非正常运转或故障处理记录及其责任追究记录。责任追究记录应同制度要求保持一致，体现责任追究负责人员、责任追究的内容、方式、如何实施等信息。

招式二十八：安全培训不能少

信息安全培训制度应结合员工培训制度，重点关注培训负责部门及岗位职责，培训内容、培训实施及效果评估以及培训记录的存档等具体内容。其中培训内容不仅局限于公司相关系统的使用而是涉及信息安全的所有内容。

企业在准备AEO认证档案时应严格把握制度可执行可落地，执行有效果有痕迹的原则。制度设计在符合相关法律法规的规定同时也要符合公司业务的实际需要，因此一套与公司业务匹配度高的制度文件必定不是一日建成的。而海关评估制度执行效果的一大依据就是检查公司相关活动的记录资料。因此记录模板如何制定才能充分体现制度设计？制度修订后公司还应进行哪些硬件或软件升级？海关实地查看时又该如何应对？如果您不知到底该从何处下手，建议委托专业机构进行认证辅导，专业的事交给专业的人。